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Confluence ではグループ毎に情報共有Webサイトを作成することができます。プロジェクト管理・コラボレーション・意思決定・コンテンツ共有・ファイル共有に役立ちます。ここでは、Confluence の使い方について解説します。

confluenceにおける重要な概念の説明

  1. スペース：コンテンツを保管・整理する「入れもの」のようなものです。申請時に情報科学センターで作成します。詳しくはこちらをご参照ください。
    利用者の皆さまに追加・作成いただけるのは、ページです。
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  2. ページ：ドキュメントを記載・保管できます。詳しくはこちらをご参照ください。

１．スペース開設前

スペースの作成には以下４点の手順および書類の提出が必要です。

  1. スペースを利用するグループを決めます。
    グループ原簿管理サービス申請書    に必要事項をご記入の上、情報科学センターまでご提出ください。
    ※グループへのメンバーの追加方法については、こちらをご参照ください。
  2. グループ原簿管理サービス利用同意書にご署名いただきます。
    同意書の内容をご熟読いただき、ご署名いただきましたら、情報科学センターまでご提出ください。
  3. スペースの名称および、情報を共有する領域、スペース管理者を決めます。
    コンテンツ管理サービス利用申請書に必要事項をご記入の上、情報科学センターまでご提出ください。
  4. コンテンツ管理サービス利用に関する同意書にご署名いただきます。
    同意書の内容をご熟読いただき、ご署名いただきましたら、情報科学センターまでご提出ください。

２．スペース開設後―ログインおよびトップページ編集

情報科学センターからスペースの作成完了連絡が入りましたら、スペースの編集および、ページの作成へと進みます。以下の手順を参考に、チームのみなさまにとってわかりやすいページを作成してみてください！

  1. https://info.cis.kit.ac.jp/ にアクセスしてください。
  2. センターのアカウント／パスワードでログインしてください。
  3. confluenceの紹介動画を再生できます。初めての方は閲覧することをお勧めします。スキップすることもできます。
  4. 写真をアップロードすることができます。写真は後で変更することができます。スキップすることもできます。
  5. 画面上部スペースから、申請したスペース名を選択してください。
  6. 申請したスペースのトップページが表示されます。デフォルトでは以下のようになっていますが、編集を加えるには、画面右上の「編集」リンクをクリックします。
  7. 以下のように、７つのブロックに分かれています。各ブロックの表示はMicrosoft Wordの要領で編集・削除できます。お好みで編集を行ってください。

３．スペース開設後―ページの追加・編集

  1. 画面左上「作成」ボタンからページを追加できます。
  2. 「作成」ボタンをクリックすると、以下のようなページが表示されます。Microsoft Wordの要領で編集できます。
  3. 書き込みが完了しましたら、画面右下「公開」ボタンで公開できます。
  4. ページは以下のようなイメージで階層的に作成されます。
    • 「スペース」ページを閲覧している状態で、「作成」ボタンをクリックした場合、
      「スペース」ー「ページ１」のようなイメージで階層的にページは作成されます。
    • （「スペース」ー「ページ１」の）「ページ１」を閲覧している状態で、「作成」ボタンをクリックした場合、
      「スペース」ー「ページ１」ー「ページ２」のようなイメージで階層的にページは作成されます。
    • 「スペース」ー「ページ１」
      　　　　　　ー「ページ２」
      　　　　　　ー「ページ３」
      　　　　　　ー「ページ４」
      のように、スペースの下に並列にページを作成したい場合は、「スペース」ページを閲覧している状態で、「作成」ボタンをクリック、という具合になります。
    • Confluenceを運営していく中で、ページを他の回層に移動させたい場合もあると思います。その際は以下の手順をご参照くださいませ。
    • その他、詳しい作成・編集方法につきましては、こちら（外部リンク）をご参照くださいませ。

スペース開設後―さまざまなテンプレートの追加・編集

Confluence はページ以外にさまざまなテンプレートを追加することができます。用途に合わせて選択してください。

  1. 画面左上「作成」ボタンの右側「・・・」ボタンをクリックすると以下の小ウィンドウが出てきます。それぞれの機能は以下のとおりです。

  • ブログ投稿：日付順に管理され、お知らせの通知に利用できます。詳しくはこちらをご参照ください。
  • ファイル：ファイルの一覧を作成してチームと共有するのに役立ちます。詳しくはこちらをご参照ください。
  • ミーティング議事録：ミーティングを計画し、議事録やアクションをチームと共有するのに役立ちます。詳しくはこちらをご参照ください。
  • リンクの共有：WEBで見つけたリンクをメンバーと共有するのに役立ちます。詳しくはこちらをご参照ください。
  • 稟議書：素早く決定するのに役立ちます。詳しくはこちらをご参照ください。
  • DACI意思決定：グループ意思決定を効率的かつ効果的に行えるようになります。詳しくはこちらをご参照ください。
  • エクスペリエンスキャンパス：プロジェクトで解決しようとしている問題を明確にします。詳しくはこちらをご参照ください。
  • トラブルシューティング記事：発生する問題のソリューションを掲載・整理できます。詳しくはこちらをご参照ください。
  • プロジェクトポスター：解決すべき課題が明らかになります。詳しくはこちらをご参照ください。
  • How To記事：文字通りHow to をまとめるのに適したテンプレートです。詳しくはこちらをご参照ください。
  • ふりかえり：何が有効で、何が有効でなかったかを話し合うことのに適しています。詳しくはこちらをご参照ください。
  • タスクレポート：タスクの状況を管理するのに役立ちます。詳しくはこちらをご参照ください。
  • ヘルスモニター：チームが効果的に機能しているかをチェックできます。詳しくはこちらをご参照ください。
  • 製品要件：製品や機能の要件をまとめるのに役立ちます。詳しくはこちらをご参照ください。

閲覧制限方法

作成したページやブログは、基本的にはスペースの共有メンバーのみの閲覧となりますが、他グループ・他ユーザに対して、閲覧を許可する場合や、共有メンバー内でも閲覧を制限する場合があります。
そのような場合、作成したページ・ブログに対して閲覧制限をかけることができます。詳しくはこちらをご参照ください。

添付ファイルのウイルス検査について

ページに添付ファイルをアップロードするとウイルス検査が実施されます。
添付ファイルがウイルスに感染していると判断された場合、添付ファイルは削除されます。

添付ファイルが暗号化されていると、アップロードしたページに Attachment Checker ユーザーが次のような注意喚起のコメントをします。

Hi <添付ファイルをアップロードしたユーザーの名前>,

There is an issue with scanning the attachment <添付ファイル名>.

Please be careful with the attachment.

この機能をオフにすることはできませんので、コメントを表示したくない場合は、適宜コメントを削除してください。