Confluence ではグループ毎に情報共有Webサイトを作成することができます。プロジェクト管理・コラボレーション・意思決定・コンテンツ共有・ファイル共有に役立ちます。ここでは、Confluence の使い方について解説します。

Confluenceにおける重要な概念の説明

  1. スペース：コンテンツを保管・整理する「入れもの」のようなものです。申請時に情報科学センターで作成します。詳しくはこちらをご参照ください。
    利用者の皆さまに追加・作成いただけるのは、ページです。
    --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
  2. ページ：ドキュメントを記載・保管できます。詳しくはこちらをご参照ください。

１．スペース開設前

スペースの作成には以下４点の手順および書類の提出が必要です。

  1. スペースを利用するグループを決めます。
    グループ原簿管理サービス申請書    に必要事項をご記入の上、情報科学センターまでご提出ください。
    ※グループへのメンバーの追加方法については、こちらをご参照ください。
  2. グループ原簿管理サービス利用同意書にご署名いただきます。
    同意書の内容をご熟読いただき、ご署名いただきましたら、情報科学センターまでご提出ください。
  3. スペースの名称および、情報を共有する領域、スペース管理者を決めます。
    コンテンツ管理サービス利用申請書に必要事項をご記入の上、情報科学センターまでご提出ください。
  4. コンテンツ管理サービス利用に関する同意書にご署名いただきます。
    同意書の内容をご熟読いただき、ご署名いただきましたら、情報科学センターまでご提出ください。

２．スペース開設後―ログインおよびトップページ編集

情報科学センターからスペースの作成完了連絡が入りましたら、スペースの編集および、ページの作成へと進みます。
以下の手順を参考に、チームのみなさまにとってわかりやすいページを作成してみてください。

  1. コンテンツ管理サービス https://info.cis.kit.ac.jp/ にアクセス
  2. ログインをクリック
  3. KIT Federation IdP をクリック
  4. CIS アカウントのログイン名・パスワードでログイン
  5. サービスの紹介動画を再生できます。初めての方は閲覧することをお勧めします。スキップすることもできます。
  6. 写真をアップロードすることができます。写真は後で変更することができます。スキップすることもできます。
  7. スペース ＞  申請したスペース名を選択
  8. 申請したスペースのトップページが表示されます。
    編集するには画面右上の編集をクリック
  9. 以下のように、７つのブロックに分かれています。各ブロックの表示はMicrosoft Wordの要領で編集・削除できます。お好みで編集を行ってください。

３．スペース開設後―ページの追加・編集

  1. 画面左上「作成」ボタンからページを追加できます。
  2. 「作成」ボタンをクリックすると、以下のようなページが表示されます。Microsoft Wordの要領で編集できます。
  3. 書き込みが完了しましたら、画面右下「公開」ボタンで公開できます。
  4. ページは以下のようなイメージで階層的に作成されます。
    • 「スペース」ページを閲覧している状態で、「作成」ボタンをクリックした場合、
      「スペース」ー「ページ１」のようなイメージで階層的にページは作成されます。
    • （「スペース」ー「ページ１」の）「ページ１」を閲覧している状態で、「作成」ボタンをクリックした場合、
      「スペース」ー「ページ１」ー「ページ２」のようなイメージで階層的にページは作成されます。
    • 「スペース」ー「ページ１」
      　　　　　　ー「ページ２」
      　　　　　　ー「ページ３」
      　　　　　　ー「ページ４」
      のように、スペースの下に並列にページを作成したい場合は、「スペース」ページを閲覧している状態で、「作成」ボタンをクリック、という具合になります。
    • Confluenceを運営していく中で、ページを他の回層に移動させたい場合もあると思います。その際は以下の手順をご参照くださいませ。
    • その他、詳しい作成・編集方法につきましては、こちら（外部リンク）をご参照くださいませ。

スペース開設後―さまざまなテンプレートの追加・編集

Confluence はページ以外にさまざまなテンプレートを追加することができます。用途に合わせて選択してください。

  1. 画面左上「作成」ボタンの右側「・・・」ボタンをクリックすると以下の小ウィンドウが出てきます。それぞれの機能は以下のとおりです。

  • ブログ投稿：日付順に管理され、お知らせの通知に利用できます。詳しくはこちらをご参照ください。
  • ファイル：ファイルの一覧を作成してチームと共有するのに役立ちます。詳しくはこちらをご参照ください。
  • ミーティング議事録：ミーティングを計画し、議事録やアクションをチームと共有するのに役立ちます。詳しくはこちらをご参照ください。
  • リンクの共有：WEBで見つけたリンクをメンバーと共有するのに役立ちます。詳しくはこちらをご参照ください。
  • 稟議書：素早く決定するのに役立ちます。詳しくはこちらをご参照ください。
  • DACI意思決定：グループ意思決定を効率的かつ効果的に行えるようになります。詳しくはこちらをご参照ください。
  • エクスペリエンスキャンパス：プロジェクトで解決しようとしている問題を明確にします。詳しくはこちらをご参照ください。
  • トラブルシューティング記事：発生する問題のソリューションを掲載・整理できます。詳しくはこちらをご参照ください。
  • プロジェクトポスター：解決すべき課題が明らかになります。詳しくはこちらをご参照ください。
  • How To記事：文字通りHow to をまとめるのに適したテンプレートです。詳しくはこちらをご参照ください。
  • ふりかえり：何が有効で、何が有効でなかったかを話し合うことのに適しています。詳しくはこちらをご参照ください。
  • タスクレポート：タスクの状況を管理するのに役立ちます。詳しくはこちらをご参照ください。
  • ヘルスモニター：チームが効果的に機能しているかをチェックできます。詳しくはこちらをご参照ください。
  • 製品要件：製品や機能の要件をまとめるのに役立ちます。詳しくはこちらをご参照ください。

スペースやページに制限を設定する

スペースや作成したページ、ブログには、基本的にはスペースの共有メンバーのみ、閲覧を含む様々な権限（編集、削除など）が許可されますが、グループに対して制限を設けたいケースがあるかもしれません。

本サービスでは、スペースや作成したページ・ブログに対して、編集や閲覧などを制限することできます。

スペースに制限を設定する

スペースにアクセス権限を設定すると、スペースそのものとスペース上に存在するすべてのリソース（ページ・ブログ・コメント・添付ファイルなど）に対して制限を設定することができます。

スペースのホームページにアクセスし、左下の スペースツール＞概要をクリックします。

スペースツール＞権限をクリックします。

グループ＞権限の編集をクリックします。

個々のユーザー＞権限の編集 に読み替えることで個々のユーザー (KIT Personal ID) に対する設定が可能ですが、本機能はサポート対象外です。正常に動作するかどうかについて保証されません。
また、個々のユーザーに対する操作について当センターにお問い合わせいただいてもお答えいたしかねます。


権限を設定したいグループがグループリストに表示されていない場合は、下の入力ボックスにグループ名（当センターから指定されたグループ名）・ユーザー名 (個々のユーザーの場合。KIT Personal ID) を入力して追加をクリックします。

この入力ボックスはグループ名・ユーザー名が完全一致しないと追加できません。部分的に一致するグループ名・ユーザー名で検索して設定したい場合は、虫眼鏡ボタンをクリックして検索してください。


チェックボックスでグループに割り当てる権限にチェックを入れます。すべてを選択をクリックすると、そのグループのすべてのチェックボックスにチェックを入れます。


それぞれのチェックボックスについて、おおむね次の権限が与えられます。メールについては無視してください。

  • すべて
    • 表示：スペースとスペース上のすべてのリソースの表示を許可します。
    • 自分のものを削除する：自分自身が作成したリソースの削除を許可します。
  • ページ・ブログ・添付ファイル・コメント・制限
    • 追加：追加を許可します
    • 削除：削除を許可します（作成者の自他は問わない）
  • スペース
    • エクスポート：スペースを1つの可搬型ファイルにして持ち出すことを許可します
    • 管理：スペースの管理機能を使用することを許可します。

グループを削除したい場合は、すべてのチェックボックスからチェックを外します。

confluence-user、service:cis:confluence:user は本サービスにログインしているユーザーすべてを指し示します。

未ログインユーザー（スペースの一般訪問者）に対して権限を設定したい場合は、匿名アクセス に対して設定を行います。
すべてのチェックボックスを外すと、一般訪問者はアクセスできません。

設定が完了したら、設定ページの一番下にあるすべて保存をクリックします。

ページに制限を設定する

ページに制限を設定すると、そのページのみ、特定のグループだけに閲覧や編集を許可することができます。

ページ右上の三点ボタン＞制限をクリックします。

既定では無制限（スペースの権限が適用される）です。編集制限（スペースで閲覧権限が与えられた全員に見せたいが編集は特定のグループだけ）、もしくは閲覧制限と編集制限（閲覧も編集も特定のグループだけ）を選びます。
編集制限では既定で閲覧のみ、閲覧制限と編集制限では既定でアクセス不可です。

グループ名を入力して、追加ボタンをクリックします。
なお、この入力ボックスは前方一致でグループを検索して候補を表示します。

設定を削除したい場合は、右側にある削除リンクをクリックします。

適用をクリックします。

添付ファイルのウイルス検査について

ページに添付ファイルをアップロードするとウイルス検査が実施されます。
添付ファイルがウイルスに感染していると判断された場合、添付ファイルは削除されます。

添付ファイルが暗号化されていると、アップロードしたページに Attachment Checker ユーザーが次のような注意喚起のコメントをします。

Hi <添付ファイルをアップロードしたユーザーの名前>,

There is an issue with scanning the attachment <添付ファイル名>.

Please be careful with the attachment.

この機能をオフにすることはできませんので、コメントを表示したくない場合は、適宜コメントを削除してください。