コンテンツ管理サービス (Confluence) では、グループごとに情報共有 Web サイトを作成することができます。
プロジェクト管理や意思決定、ナレッジの共有といったチームメンバーとのコラボレーションのほか、簡易的なチーム Web サイトの公開などに役立ちます。


重要な用語の説明

スペース

コンテンツを保管・整理する「入れもの」のようなものです。
利用申請に応じて当センターが作成します。ユーザーが自分で作成することはできません。

詳しくはこちらをご参照ください。

ページ

グループ内で共有したり、他人に公開したりするコンテンツの１単位です。タイトル、本文、添付ファイル、ラベルなどで構成されます。

詳しくはこちらをご参照ください。

スペースを利用するには

Confluence でスペースを利用するには、スペースを利用するグループを管理するためのグループ原簿管理サービス利用申請と、スペースを作成するためのコンテンツ管理サービス利用申請、ふたつの利用申請が必要です。

以下の手順に沿って手続きを行ってください。

  1. グループ原簿管理サービス申請書に必要事項を記入

    情報共有管理（Confluence）にチェックを入れてください。

  2. グループ原簿管理サービス利用同意書を熟読して署名
  3. コンテンツ管理サービス利用申請書に必要事項を記入

    書式中のコンテンツ領域はスペースのことを指します。

  4. コンテンツ管理サービス利用に関する同意書を熟読して署名
  5. 書式を当センターの申請窓口に提出
  6. 当センターから作成完了のお知らせが届くまでお待ちください

スペースを利用するメンバーの追加

作成されたスペースは、最初は管理責任者のみがアクセスすることができます。
他のユーザーがスペースにアクセスできるようにするには、ユーザーを申請したグループのメンバーとして追加します。
管理責任者がある程度スペース・ページを整備した後で、メンバーを追加しても構いません。

メンバーの追加・削除手順については、こちらをご参照ください。

スペースへのアクセス

作成されたスペースにアクセスするには Confluence へのログインが必要です。

  1. コンテンツ管理サービス https://info.cis.kit.ac.jp/ にアクセス
  2. ログインをクリック
  3. KIT Federation IdP で続行をクリック
  4. CIS アカウントのログイン名、パスワードでログイン
  5. 初めてのログインのとき、サービスの紹介動画を再生されます。

    このステップはスキップすることができます。初めての方は閲覧することをお勧めします。

  6. 初めてのログインのとき、ユーザープロファイルのアイコンとなる画像をアップロードします。

    このステップはスキップすることができます。画像は後で変更することができます。

  7. スペース ＞ 申請したスペース名を選択

スペースの整備

以下の手順を参考に、グループのメンバーにとってわかりやすいスペースを整備してみてください。

ホームページの編集

  1. スペース ＞ 申請したスペース名を選択
  2. 編集をクリック
  3. 以下のように、７つのブロックに分かれています。各ブロックの表示はMicrosoft Wordの要領で編集・削除できます。お好みで編集を行ってください。

ページの追加・編集

  1. 画面左上「作成」ボタンからページを追加できます。
  2. 「作成」ボタンをクリックすると、以下のようなページが表示されます。Microsoft Wordの要領で編集できます。
  3. 書き込みが完了しましたら、画面右下「公開」ボタンで公開できます。
  4. ページは以下のようなイメージで階層的に作成されます。
    • 「スペース」ページを閲覧している状態で、「作成」ボタンをクリックした場合、
      「スペース」ー「ページ１」のようなイメージで階層的にページは作成されます。
    • （「スペース」ー「ページ１」の）「ページ１」を閲覧している状態で、「作成」ボタンをクリックした場合、
      「スペース」ー「ページ１」ー「ページ２」のようなイメージで階層的にページは作成されます。
    • 「スペース」ー「ページ１」
      　　　　　　ー「ページ２」
      　　　　　　ー「ページ３」
      　　　　　　ー「ページ４」
      のように、スペースの下に並列にページを作成したい場合は、「スペース」ページを閲覧している状態で、「作成」ボタンをクリック、という具合になります。
    • Confluenceを運営していく中で、ページを他の回層に移動させたい場合もあると思います。その際は以下の手順をご参照くださいませ。
    • その他、詳しい作成・編集方法につきましては、こちら（外部リンク）をご参照くださいませ。

テンプレートを利用したページの追加・編集

Confluence では、白紙ページ以外にさまざまなテンプレートが用意されており、効率的にページを作成することができます。用途に応じて選択してください。

画面左上「作成」ボタンの右側「・・・」ボタンをクリックすると以下の小ウィンドウが出てきます。それぞれの機能は以下のとおりです。

  • ブログ投稿：日付順に管理され、お知らせの通知に利用できます。詳しくはこちらをご参照ください。
  • ファイル：ファイルの一覧を作成してチームと共有するのに役立ちます。詳しくはこちらをご参照ください。
  • ミーティング議事録：ミーティングを計画し、議事録やアクションをチームと共有するのに役立ちます。詳しくはこちらをご参照ください。
  • リンクの共有：WEBで見つけたリンクをメンバーと共有するのに役立ちます。詳しくはこちらをご参照ください。
  • 稟議書：素早く決定するのに役立ちます。詳しくはこちらをご参照ください。
  • DACI意思決定：グループ意思決定を効率的かつ効果的に行えるようになります。詳しくはこちらをご参照ください。
  • エクスペリエンスキャンパス：プロジェクトで解決しようとしている問題を明確にします。詳しくはこちらをご参照ください。
  • トラブルシューティング記事：発生する問題のソリューションを掲載・整理できます。詳しくはこちらをご参照ください。
  • プロジェクトポスター：解決すべき課題が明らかになります。詳しくはこちらをご参照ください。
  • How To記事：文字通りHow to をまとめるのに適したテンプレートです。詳しくはこちらをご参照ください。
  • ふりかえり：何が有効で、何が有効でなかったかを話し合うことのに適しています。詳しくはこちらをご参照ください。
  • タスクレポート：タスクの状況を管理するのに役立ちます。詳しくはこちらをご参照ください。
  • ヘルスモニター：チームが効果的に機能しているかをチェックできます。詳しくはこちらをご参照ください。
  • 製品要件：製品や機能の要件をまとめるのに役立ちます。詳しくはこちらをご参照ください。

権限の設定

スペースや作成したページ、ブログには、基本的にはスペースの共有メンバーのみ、閲覧を含む様々な権限（編集、削除など）が許可されますが、グループに対して権限を制限したいケースがあるかもしれません。

本サービスでは、スペースや作成したページ・ブログに対して、編集や閲覧などを制限することできます。

スペースに対する権限の制限

スペースの権限を設定すると、スペースそのものとスペース上に存在するすべてのリソース（ページ・ブログ・コメント・添付ファイルなど）に対して制限を設定することができます。

スペースのホームページにアクセスし、左下の スペースツール＞概要をクリックします。

スペースツール＞権限をクリックします。

グループ＞権限の編集をクリックします。

個々のユーザー＞権限の編集 に読み替えることで個々のユーザー (KIT Personal ID) に対する設定が可能ですが、本機能はサポート対象外です。正常に動作するかどうかについて保証されません。
また、個々のユーザーに対する操作について当センターにお問い合わせいただいてもお答えいたしかねます。


権限を設定したいグループがグループリストに表示されていない場合は、下の入力ボックスにグループ名（当センターから指定されたグループ名）・ユーザー名 (個々のユーザーの場合。KIT Personal ID) を入力して追加をクリックします。

この入力ボックスはグループ名・ユーザー名が完全一致しないと追加できません。部分的に一致するグループ名・ユーザー名で検索して設定したい場合は、虫眼鏡ボタンをクリックして検索してください。


チェックボックスでグループに割り当てる権限にチェックを入れます。すべてを選択をクリックすると、そのグループのすべてのチェックボックスにチェックを入れます。


それぞれのチェックボックスについて、おおむね次の権限が与えられます。メールについては無視してください。

  • すべて
    • 表示：スペースとスペース上のすべてのリソースの表示を許可します。
    • 自分のものを削除する：自分自身が作成したリソースの削除を許可します。
  • ページ・ブログ・添付ファイル・コメント・制限
    • 追加：追加を許可します
    • 削除：削除を許可します（作成者の自他は問わない）
  • スペース
    • エクスポート：スペースを1つの可搬型ファイルにして持ち出すことを許可します
    • 管理：スペースの管理機能を使用することを許可します。

グループを削除したい場合は、すべてのチェックボックスからチェックを外します。

confluence-user、service:cis:confluence:user は本サービスにログインしているユーザーすべてを指し示します。

未ログインユーザー（スペースの一般訪問者）に対して権限を設定したい場合は、匿名アクセス に対して設定を行います。
すべてのチェックボックスを外すと、一般訪問者はアクセスできません。

設定が完了したら、設定ページの一番下にあるすべて保存をクリックします。

ページに対する権限の制限

ページに制限を設定すると、そのページのみ、特定のグループだけに閲覧や編集を許可することができます。

ページ右上の三点ボタン＞制限をクリックします。

既定では無制限（スペースの権限が適用される）です。編集制限（スペースで閲覧権限が与えられた全員に見せたいが編集は特定のグループだけ）、もしくは閲覧制限と編集制限（閲覧も編集も特定のグループだけ）を選びます。
編集制限では既定で閲覧のみ、閲覧制限と編集制限では既定でアクセス不可です。

グループ名を入力して、追加ボタンをクリックします。
なお、この入力ボックスは前方一致でグループを検索して候補を表示します。

設定を削除したい場合は、右側にある削除リンクをクリックします。

適用をクリックします。

添付ファイルに対するウイルススキャン

ページに添付ファイルをアップロードするとウイルススキャンが実施されます。
添付ファイルがウイルスに感染していると判断された場合、添付ファイルは削除されます。

添付ファイルが暗号化されていると、アップロードしたページに Attachment Checker ユーザーが次のような注意喚起のコメントをします。

Hi <添付ファイルをアップロードしたユーザーの名前>,

There is an issue with scanning the attachment <添付ファイル名>.

Please be careful with the attachment.

技術的な制限により、この機能をオフにすることはできません。コメントを表示したくない場合は、適宜コメントを削除してください。