コンテンツ管理サービス (Confluence) 利用手引き

コンテンツ管理サービス (Confluence) では、グループごとに情報共有 Web サイトを作成することができます。
プロジェクト管理や意思決定、ナレッジの共有といったチームメンバーとのコラボレーションのほか、簡易的なチーム Web サイトの公開などに役立ちます。

重要な用語の説明

スペース

コンテンツを保管・整理する「入れもの」のようなものです。
利用申請に応じて当センターが作成します。ユーザーが自分で作成することはできません。

詳しくはこちらをご参照ください。

ページ

グループ内で共有したり、他人に公開したりするコンテンツの１単位です。タイトル、本文、添付ファイル、ラベルなどで構成されます。

詳しくはこちらをご参照ください。

スペースを利用するには

Confluence でスペースを利用するには、スペースを利用するグループを管理するためのグループ原簿管理サービス利用申請と、スペースを作成するためのコンテンツ管理サービス利用申請、ふたつの利用申請が必要です。

以下の手順に沿って手続きを行ってください。

1. グループ原簿管理サービス申請書に必要事項を記入
   

   情報共有管理（Confluence）にチェックを入れてください。

2. グループ原簿管理サービス利用同意書を熟読して署名
3. コンテンツ管理サービス利用申請書に必要事項を記入
   

   書式中のコンテンツ領域はスペースのことを指します。

4. コンテンツ管理サービス利用に関する同意書を熟読して署名
5. 書式を当センターの申請窓口に提出
6. 当センターから作成完了のお知らせが届くまでお待ちください

スペースを利用するメンバーの追加

作成されたスペースは、最初は管理責任者のみがアクセスすることができます。
他のユーザーがスペースにアクセスできるようにするには、ユーザーを申請したグループのメンバーとして追加します。
管理責任者がある程度スペース・ページを整備した後で、メンバーを追加しても構いません。

メンバーの追加・削除手順については、こちらをご参照ください。

スペースへのアクセス

作成されたスペースにアクセスするには Confluence へのログインが必要です。

1. コンテンツ管理サービス https://info.cis.kit.ac.jp/ にアクセス
2. ログインをクリック
   
3. KIT Federation IdP で続行をクリック
   
4. CIS アカウントのログイン名、パスワードでログイン
5. 初めてのログインのとき、サービスの紹介動画を再生されます。
   

   このステップはスキップすることができます。初めての方は閲覧することをお勧めします。

6. 初めてのログインのとき、ユーザープロファイルのアイコンとなる画像をアップロードします。

   このステップはスキップすることができます。画像は後で変更することができます。

7. スペース ＞ 申請したスペース名を選択
   

スペースの整備

以下の手順を参考に、グループのメンバーにとってわかりやすいスペースを整備してみてください。

ホームページの編集

1. スペース ＞ 申請したスペース名を選択
   
2. 編集をクリック
   
3. 以下のように、７つのブロックに分かれています。各ブロックの表示はMicrosoft Wordの要領で編集・削除できます。お好みで編集を行ってください。
   

ページの追加・編集

1. 画面左上「作成」ボタンからページを追加できます。
   
2. 「作成」ボタンをクリックすると、以下のようなページが表示されます。Microsoft Wordの要領で編集できます。
   
3. 書き込みが完了しましたら、画面右下「公開」ボタンで公開できます。
   
4. ページは以下のようなイメージで階層的に作成されます。
   
   • 「スペース」ページを閲覧している状態で、「作成」ボタンをクリックした場合、
     「スペース」ー「ページ１」のようなイメージで階層的にページは作成されます。
   • （「スペース」ー「ページ１」の）「ページ１」を閲覧している状態で、「作成」ボタンをクリックした場合、
     「スペース」ー「ページ１」ー「ページ２」のようなイメージで階層的にページは作成されます。
   • 「スペース」ー「ページ１」
     　　　　　　ー「ページ２」
     　　　　　　ー「ページ３」
     　　　　　　ー「ページ４」
     のように、スペースの下に並列にページを作成したい場合は、「スペース」ページを閲覧している状態で、「作成」ボタンをクリック、という具合になります。
   • Confluenceを運営していく中で、ページを他の回層に移動させたい場合もあると思います。その際は以下の手順をご参照くださいませ。
     
     • ページの移動と順序の変更
   • その他、詳しい作成・編集方法につきましては、こちら（外部リンク）をご参照くださいませ。

テンプレートを利用したページの追加・編集

Confluence では、白紙ページ以外にさまざまなテンプレートが用意されており、効率的にページを作成することができます。用途に応じて選択してください。

画面左上「作成」ボタンの右側「・・・」ボタンをクリックすると以下の小ウィンドウが出てきます。それぞれの機能は以下のとおりです。

• ブログ投稿：日付順に管理され、お知らせの通知に利用できます。詳しくはこちらをご参照ください。
• ファイル：ファイルの一覧を作成してチームと共有するのに役立ちます。詳しくはこちらをご参照ください。
• ミーティング議事録：ミーティングを計画し、議事録やアクションをチームと共有するのに役立ちます。詳しくはこちらをご参照ください。
• リンクの共有：WEBで見つけたリンクをメンバーと共有するのに役立ちます。詳しくはこちらをご参照ください。
• 稟議書：素早く決定するのに役立ちます。詳しくはこちらをご参照ください。
• DACI意思決定：グループ意思決定を効率的かつ効果的に行えるようになります。詳しくはこちらをご参照ください。
• エクスペリエンスキャンパス：プロジェクトで解決しようとしている問題を明確にします。詳しくはこちらをご参照ください。
• トラブルシューティング記事：発生する問題のソリューションを掲載・整理できます。詳しくはこちらをご参照ください。
• プロジェクトポスター：解決すべき課題が明らかになります。詳しくはこちらをご参照ください。
• How To記事：文字通りHow to をまとめるのに適したテンプレートです。詳しくはこちらをご参照ください。
• ふりかえり：何が有効で、何が有効でなかったかを話し合うことのに適しています。詳しくはこちらをご参照ください。
• タスクレポート：タスクの状況を管理するのに役立ちます。詳しくはこちらをご参照ください。
• ヘルスモニター：チームが効果的に機能しているかをチェックできます。詳しくはこちらをご参照ください。
• 製品要件：製品や機能の要件をまとめるのに役立ちます。詳しくはこちらをご参照ください。

権限の設定

スペースや作成したページ、ブログには、基本的にはスペースの共有メンバーのみ、閲覧を含む様々な権限（編集、削除など）が許可されますが、グループに対して権限を制限したいケースがあるかもしれません。

本サービスでは、スペースや作成したページ・ブログに対して、編集や閲覧などを制限することできます。

スペースに対する権限の制限

スペースの権限を設定すると、スペースそのものとスペース上に存在するすべてのリソース（ページ・ブログ・コメント・添付ファイルなど）に対して制限を設定することができます。

スペースのホームページにアクセスし、左下の スペースツール＞概要をクリックします。

スペースツール＞権限をクリックします。

グループ＞権限の編集をクリックします。

権限を設定したいグループがグループリストに表示されていない場合は、下の入力ボックスにグループ名（当センターから指定されたグループ名）・ユーザー名 (個々のユーザーの場合。KIT Personal ID) を入力して追加をクリックします。

チェックボックスでグループに割り当てる権限にチェックを入れます。すべてを選択をクリックすると、そのグループのすべてのチェックボックスにチェックを入れます。

それぞれのチェックボックスについて、おおむね次の権限が与えられます。メールについては無視してください。

• すべて
  • 表示：スペースとスペース上のすべてのリソースの表示を許可します。
  • 自分のものを削除する：自分自身が作成したリソースの削除を許可します。
• ページ・ブログ・添付ファイル・コメント・制限
  • 追加：追加を許可します
  • 削除：削除を許可します（作成者の自他は問わない）
• スペース
  • エクスポート：スペースを1つの可搬型ファイルにして持ち出すことを許可します
  • 管理：スペースの管理機能を使用することを許可します。

グループを削除したい場合は、すべてのチェックボックスからチェックを外します。

未ログインユーザー（スペースの一般訪問者）に対して権限を設定したい場合は、匿名アクセス に対して設定を行います。
すべてのチェックボックスを外すと、一般訪問者はアクセスできません。

設定が完了したら、設定ページの一番下にあるすべて保存をクリックします。

ページに対する権限の制限

ページに制限を設定すると、そのページのみ、特定のグループだけに閲覧や編集を許可することができます。

ページ右上の三点ボタン＞制限をクリックします。

既定では無制限（スペースの権限が適用される）です。編集制限（スペースで閲覧権限が与えられた全員に見せたいが編集は特定のグループだけ）、もしくは閲覧制限と編集制限（閲覧も編集も特定のグループだけ）を選びます。
編集制限では既定で閲覧のみ、閲覧制限と編集制限では既定でアクセス不可です。

グループ名を入力して、追加ボタンをクリックします。
なお、この入力ボックスは前方一致でグループを検索して候補を表示します。

設定を削除したい場合は、右側にある削除リンクをクリックします。

適用をクリックします。

添付ファイルに対するウイルススキャン

ページに添付ファイルをアップロードするとウイルススキャンが実施されます。
添付ファイルがウイルスに感染していると判断された場合、添付ファイルは削除されます。

添付ファイルが暗号化されていると、アップロードしたページに Attachment Checker ユーザーが次のような注意喚起のコメントをします。

Hi <添付ファイルをアップロードしたユーザーの名前>,

There is an issue with scanning the attachment <添付ファイル名>.

Please be careful with the attachment.

技術的な制限により、この機能をオフにすることはできません。コメントを表示したくない場合は、適宜コメントを削除してください。